Die Digitalisierung im Human Resources ist nicht mehr wegzudenken und eine digitale Personalakte ist heute in einem modernen Personalmanagement „state of the art“. Die digitale Personalakte ist einer der größten Hebel um die Prozesse in der Personalabteilung zu optimieren und Kosten zu senken.

Im Seminar erfahren Sie welche Möglichkeiten eine Elektronische Personalakte bietet. Sie durchlaufen die Phasen einer Einführung und lernen die gängigsten Fehler zu vermeiden. Praxisbeispiele von anderen Industrieunternehmen helfen Ihnen dabei die Einführung besser zu verstehen. Sie erfahren wie Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen wie Datenschutz und Betriebsratsgremien einbinden und berücksichtigen. Weiter erfahren Sie, wie eine Umstellung von Papier auf digitale Personalakte funktioniert.

• Projektverlauf und Initiierung eines Projektes
• Definition einer Aktenstruktur und Dokumentenarten für die digitale Akte
• Auswahl der Scanmethode und Ablage digitaler Dokumente
• Auswahl des Software-Anbieters/Dienstleisters, Festlegung Vertragsbestandteile, Kostenkalkulation,
• DSGVO Löschfristen
• Barcodes in der digitalen Akte
• Einbindung Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter
• Definition von Berechtigungen der digitalen Personalakte
• Datenschutz und Datensicherheit (Backups etc.)
• Mitbestimmung (Abschluss einer Betriebsvereinbarung)
• Umgang mit Altakten und Originalen , Bestandsakten digitalisieren
• Veränderte HR-Prozesse
• Schulung
• Live-Präsentation Digitale Personalakte
• Austausch der Teilnehmer zu Erfahrungen

Fach-und Führungskräfte aus dem Bereich Personal, Lohn- und Gehalt, HR Controlling, Compensation&Benefits, International Assignment, Personaladministration, Talentmanagement, Recruiting und Betriebsräte.

Nach Besuch des Seminars sind Sie in der Lage, ein Projekt zu initiieren und eine digitale Personalakte einzuführen. Sie lernen Anforderungen zu definieren und welche technischen Möglichkeiten eine digitale Personalakte bietet. Sie durchlaufen ein komplettes Projekt zum Umstieg von der Papierakte auf die digitale
Akte. Sie erhalten praktische Tipps und lernen, wie eine digitale Akte in anderen Unternehmen eingeführt wurde.